My-Time Success Planner: ¿OPORTUNIDAD O CRISIS?: EL RETO DE LA PRODUCTIVIDAD A TRAVÉS DE UNA GESTIÓN PERSONAL EFICAZ

¿OPORTUNIDAD O CRISIS?: EL RETO DE LA PRODUCTIVIDAD A TRAVÉS DE UNA GESTIÓN PERSONAL EFICAZ

SIGA APROVECHANDO LAS OPORTUNIDADES EN EL 2016.
El My-Tyme® Success Planner™ Sde LMI, podrá convertirse en su mejor aliado.

¿Espera usted empezar el año y sentir que trabajará en las metas que se fijó, en todos sus proyectos prioritarios y en las promesas que desea trabajar? ¿Ha reservado suficiente tiempo para sus proyectos prioritarios, tanto profesionales como personales?

Al igual que otros años, contamos con nuestro Planificador de Éxito LMI. Edición Profesional doce (12) meses, que se inicia en cualquier mes del año, precio S/. 1,400.00 (inc. IGV) (incluye: Binder de Vinyl con cierre, storage binder, además de una capacitación "personalizada" para un mayor provecho de tu Sistema). Y si eres de las personas que está en lo último con la tecnología, tendrás toda la base para su aplicación en tu telefonia móvil o tablets.

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E fernando.elias@lmp.com.pe

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Mantenga su lista de cosas por hacer con la regla de los 3

Una lista de cosas por hacer es sólo útil si se van ejecutando tareas a la misma velocidad con la que se añaden.

Si algo se mantiene en tu lista por más de tres dias, siga algunas de estas recomendaciones:

- Hágalo inmediatamente. Esto puede tomarle menos tiempo de lo que usted piensa.

- Agéndelo. Bloquee un tiempo en su agenda para asegurarse que hará la tarea. Si es algo tan importante que lo detalla en su lista, entonces comprométase en un día y hora específica.

- Déjelo morir. Si usted no está dispuesto a hacer algo inmediatamente o programarlo para más tarde, entonces lo más probable es que nunca lo hará. Acepte que esto no es realmente una prioridad y proceda a sacarlo de su lista.

Basado en Today´s Management Tip, Nov 2012-HBR

Cuando sienta que está trabajando mucho, es necesario darse un descanso!!

Cuando está inmerso en un proyecto o tratando de cumplir con una fecha, es tentador trabajar por largos períodos de tiempo.
Recuerde que la capacidad de enfoque de su cerebro, sólo dura aproximadamente 90 minutos antes de que usted tenga que tomar un descanso. Si usted no lo hace, aparecerán señales de su cuerpo de la necesidad de ello - dificultad para concentrarse, la agitación física, la irritabilidad - su productividad disminuirá.
Por ello, enfoque su energía en ciclos de 90 minutos. Ponga una alarma, apague su teléfono, cierre ventanas innecesarias sobre su pantalla del computador, y ponga un signo sobre su puerta de oficina. Cuando el tiempo pasa, tome un tiempo para el descanso - dar un paseo, realizar una tarea fácil, leer un artículo, etc. Una vez descansado, regrese en su estado de enfoque.
Basado en Today´s Management Tip adapted from "Guide to Getting the Right Work Done" Nov 2012-HBR

Deja de Interrumpirte a Ti Mismo

¿Te ves deambulando por la oficina solo para tantear cómo están las cosas? ¿O charlas con otros empleados sin algún motivo aparente? ¿Estás visitando tus sucursales sólo en caso que necesites resolver ahí algún problema del cual no tienes conocimiento?

Si estos escenarios describen tu día de trabajo, estás perdiendo tu tiempo. Deja de poner interrupciones en tu propio día y aprende a utilizar tu tiempo con sentido común. Considera estos consejos:

- Concéntrate en lo que estás haciendo. Nada hace perder más tiempo que tener tu mente persiguiendo varias ideas y problemas a la vez.

- Ten un bloc para apuntes a la mano. Anota los pensamientos e ideas que te vengan a la mente, y después prosigue con lo que estabas haciendo.

- Utiliza tu teléfono. Desplazarse de un lugar a otro te hace perder tiempo. El teléfono por lo general puede encargarse de la mayoría de problemas.

- Revisa las motivaciones subyacentes. ¿Te estás distrayendo para posponer algo que no quieres hacer?

Circular 150 LMP

Modifica tus Actitudes hacia la Utilización del Tiempo

Mejorar la utilización del tiempo para aumentar la productividad requiere modificar algunas de las actitudes que actualmente determinan cómo utilizas tu tiempo. Examina algunos de estos patrones de tiempo improductivos y mira de qué modo las actitudes contribuyen a ellos:

¡ Actividades de baja prioridad. Hacer tareas que no signifiquen avances hacia metas importantes inhibe la productividad. Puedes perder por completo grandes bloques de tu tiempo en detalles sin importancia y tareas rutinarias que realmente no te hacen avanzar hacia tus metas. Evalúa tus tareas y enfoca tu energía en tareas de alta rentabilidad que te ayuden a lograr tus metas.

¡ Falta de auto-disciplina. La falta de auto-disciplina ocasiona que algunas personas encuentren difícil atenerse a una tarea hasta que haya sido terminada. Las personas desmotivadas permiten que distracciones e interrupciones destruyan su concentración. Quien carece de auto-disciplina tiende a permitir que los eventos del momento establezcan sus prioridades.

¡ Falta de persistencia. Muchas personas que están deseosas de nuevos trabajos, responsabilidades y tareas comienzan con un gran impacto, haciendo un rápido progreso, que pronto se desvanece y nunca terminan la tarea. Evita sentirte acosado por detalles o sepultado en trabajo sin terminar y desorganización. Enfoca tu atención en las tareas más importantes y prioriza otras tareas en consecuencia. Resuelve lograr tus metas.

Circular 150 LMP

Dale a la Utilización de tu Tiempo una Buena Puesta a Punto

Al planificar cada hora del día, no solo solucionas los problemas del día sino también los problemas de la vida. Tú mereces disfrutar de la vida, y puedes hacerlo cuando organizas tu tiempo para adoptar las acciones adecuadas para ser más productivo.

Una de las mejores formas de proteger tu tiempo es prevenir los despilfarradores de tiempo. Después de todo, toma menos tiempo prevenir los despilfarradores de tiempo que salir de las situaciones de crisis que inevitablemente producen. Es literalmente cierto que unos cuantos segundos usados en realizar un hábito rutinario se paga con el ahorro de muchos minutos u horas más tarde. Convierte algunas de estas medidas preventivas en rutina:

- Mantén tu área de trabajo limpia y bien ordenada. Un escritorio apilado con la correspondencia del día, archivos de proyectos de largo plazo, revistas especializadas, y una variedad de recuerdos sentimentales misceláneos es abrumador. Puede volverse difícil disciplinarte para abordar asuntos en tu lista de tareas.

- Guarda en tu portafolio solo los materiales requeridos para realizar tu trabajo, o satisfacer las necesidades de una reunión en particular. Un vendedor cuyo portafolio está abarrotado con recibos por pagar, cartas personales, y materiales de entrenamiento corre el riesgo de hacer perder el interés al prospecto mientras busca las cosas requeridas. Una demora de 30 segundos podría causar una pérdida de varios cientos de dólares.

- Asume responsabilidad por guardar tus posesiones en el lugar adecuado. Dejar las cosas donde te encuentres cuando terminas de utilizarlas es un falso ahorrador de tiempo. El poner las cosas de vuelta en su lugar sólo toma un momento pero te ahorra tiempo más tarde. Este principio funciona bien en casa, en la oficina, en el auto, o en cualquier lugar donde las personas viven y trabajan.

- Di “No” a las actividades que no te beneficien. Uno de los mayores ladrones de tiempo es sobrecomprometerse. Es fácil comprometerse a demasiadas actividades que contribuyen poco al logro de tus metas importantes. Cuando tienes un claro sentido de cómo invertir tu tiempo, fácilmente puedes rehusar tareas no rentables.

- Escucha cuidadosamente a los demás. Te sorprenderás cuanto puedes aprender de las palabras, tono de voz y lenguaje corporal. Aprende a concentrarte, haz preguntas pertinentes, y piensa en lo que escuchas. La escucha activa es vital para colegas, amigos y familiares.

- Anota las citas e información importante. Cuando llenas tu cerebro con información como citas, números telefónicos y recados misceláneos, desvías el poder de concentración. Utiliza tu planificador para registrar información importante.

Circular LMP - 143

Estructura tu Tiempo para Tener Éxito

La sabiduría milenaria dice, “Si haces lo que siempre has hecho, obtendrás lo que siempre has obtenido”. Esto significa que si quieres mejorar tu vida en cualquier forma, debes cambiar tu comportamiento. También sugiere que debes tomar control de tu vida y, al cambiar tu comportamiento, dirigirte a ti mismo hacia las metas y objetivos que son importantes para ti.

Ya que cada individuo tiene la misma cantidad de tiempo, el factor determinante para aumentar la productividad es cómo utilizar el tiempo. El tiempo puede ser un activo o un pasivo dependiendo cómo se utiliza. La mayoría de tareas que realizas pueden ser agrupadas en cuatro categorías generales: planificar y fijar metas, comunicar, dirigir, y hacer.

- Tiempo para Planificar y Fijar Metas – Al comienzo de cada semana, dispón bloques de tiempo específicos en tu agenda para planificar y fijar metas. Marca estos tiempos en tu planificador y cumple tus citas. Ocasionalmente, las emergencias pueden usar todo este tiempo programado. Si esto ocurre, reprograma tu tiempo de planificación para más tarde. Cuando planifiques y fijes metas, asegúrate de incluir metas de largo plazo y de corto plazo con acciones para su logro.

- Tiempo para Comunicar – Una vez que hayas llevado a cabo la planificación y fijación de metas, las metas y planes deben ser comunicados a otros cuya cooperación sea requerida. Recuerda que la comunicación es un intercambio de dos vías, tanto hablar como escuchar. Las personas exitosas comprenden que el tiempo utilizado para escuchar paga el doble de dividendos. Escuchar eficazmente te brinda perspicacia sobre los sentimientos, necesidades y nivel de conocimiento de otros. Recorta significativamente tu tiempo para “hablar” sabiendo exactamente cómo formular tu mensaje para que sea aceptado rápidamente.

- Tiempo para Dirigir – Dirigir tu propia actividad y la actividad de otros implica elegir qué hacer, después planificar y utilizar todo el conocimiento disponible sobre cómo hacerlo. El tiempo que pasas dirigiendo actividades se vuelve más manejable cuando das primero la atención adecuada a planificar y comunicar. Hacer seguimiento a los resultados es una buena forma de verificar la eficacia de las metas y planes hechos para la organización y la eficiencia lograda llevando a cabo esos planes para lograr tus metas.

- Tiempo para Hacer – Gran parte de tu tiempo lo pasas ejecutando las habilidades por las cuales te contrataron. Es vital encontrar tiempo de calidad para enfocarte en tus tareas de máxima rentabilidad y lograrlas. Requiere una adecuada planificación, comunicación, dirección, y concentración. A medida que asciendes la escalera corporativa, es importante reservar actividades de máxima rentabilidad que debes efectuar tu mismo y delegar algunas tareas a otros. Con frecuencia los gerentes se encuentran pasando una mayor cantidad de tiempo gestionando y una cantidad cada vez menor de tiempo haciendo.

Circular 143 - LMP

¿Estás Bajo Mucha Presión?

Todos sentimos presión cada cierto tiempo, pero si te sientes presionado con regularidad puede ser momento de “disfrutar de la vida”. La presión continua es poco saludable e improductiva.

Los síntomas de demasiada presión incluyen: cambios en los patrones de sueño o apetito; dolores de cabeza, mareo, o sarpullidos; cambios de estado de ánimo e irritabilidad; una incapacidad para concentrarse; sentirse sin control de su destino; o no encajar con otras personas.

Si te sientes limitado por la presión, considera los siguientes pasos para aliviarte:

· Identifica la fuente de la presión. ¿Es tu trabajo, tu familia, tus amigos o tú mismo? Si la fuente es inevitable, prueba recortar otras actividades para quitar un poco de presión.

· Revisa tus prioridades. ¿Qué te da sentido en la vida? Si tu tiempo se consume principalmente en cosas que no son importantes para ti, re-evalúa tu programa y ajústalo para centrarlo alrededor de tus prioridades.

· Encuentra un sistema de gestión del tiempo con el cual te sientas cómodo y utilízalo. Anota compromisos, llamadas telefónicas, y fechas límite tanto de corto y largo plazo. Después, bloquea el tiempo para gestionar estos asuntos.

· No te dejes llevar por el trabajo, que haga que te olvides de las demás áreas de tu vida. Date tiempo para disfrutar. Pasa tiempo divirtiéndote con tu familia. Cumple con las citas para esparcimiento tal como lo harías para reuniones de trabajo.

Circular LMP - 143

Ahorra Tiempo al Teléfono

Los siguientes son consejos para sacar el máximo provecho al tiempo que pasas al teléfono:
- Determina la necesidad de hacer la llamada.
- Clarifica el propósito de tu llamada antes de hacerla.
- Escribe los puntos clave antes de llamar.
- Sé directo en vez de participar en bromas y conversación trivial.
- Lleva el tiempo de tus llamadas utilizando ya sea un reloj, un cronómetro, o un teléfono que lleve el tiempo de las llamadas.
- Haz seguimiento a qué hora encuentras a las personas a quienes llamas, especialmente para aquellas que son difíciles de localizar.
- Haz citas para llamar a clientes y prospectos. De ese modo cuando hagas la llamada designada, ambos estén preparados.
- Haz llamadas que requieran acción por la mañana. Aquellos a quienes llamaste para que actúen ahora tienen el resto del día para encargarse de lo que quieres.

Circular 139 - LMP

Incluye Tiempo para tus Seres Queridos

Muchas personas se quejan que no tienen tiempo para terminar sus tareas. Pero hay otra área de la vida que parece sufrir aún más. Es el tiempo que pasas con los seres queridos y la familia.

En una encuesta de trabajadores, alrededor del 80 por ciento deseaba pasar más tiempo con su familia y amigos.

Para ayudarte a lograr esta meta, considera estas formas de pasar tiempo con tu familia sin perder tiempo de trabajo:

 Asigna la máxima prioridad a tu familia. El tiempo pasado con ellos no esperará hasta “después”. Nunca sabes lo que puede deparar el mañana. Aprecia hoy a los seres queridos.

 “Concerta citas” con tu esposa, hijos y amigos. Si fueras soltero y tuvieras programada una cita con alguien, harías todo lo posible por asistir a la cita puntualmente. Programa tiempo con tu familia y amigos de la misma manera.

 Mejora tu perspectiva mental. El tiempo que pasas en pasatiempos placenteros con amigos o seres queridos te ayuda a vigorizar tu mente. Aquellos que carecen de este tiempo tienden a estancarse en su trabajo y en su vida en el hogar.

 Disfruten de tiempos simples juntos. Demasiadas personas piensan que el tiempo que pasan haciendo cosas, tal como ir a parques de diversiones, proporcionan un mejor tiempo familiar que sólo quedarse en casa. Pero frecuentemente no es el caso. El tiempo que pasan conversando mientras ordenan la casa puede ser más divertido y especial.

 Mira el futuro. Casi nadie que esté acercándose a la edad de jubilación desea haber trabajado más cuando era joven. La mayoría de las personas desea haber pasado más tiempo con los seres queridos.

Circular 139 - LMP

Copyright © Rutherford Publishing, Inc. Derechos reservados. Prohibida su reproducción.

4 CONSEJOS PARA MANEJAR SU ENERGÍA

Con organizaciones que demandan cada día más y más de sus colaboradores, nos daremos cuenta que estos tienen que luchar cada día por mantener el ritmo. De repente no se puede hacer extender el día más, pero se puede recargar la energía.

Use estos cuatro consejos sencillos para ayudarle a trabajar más inteligentemente y evite quemarse:

1. Tome descansos breves pero regulares. Aléjese de su escritorio cada 90 a 120 minutos. Tome un paseo, tome un jugo, o simplemente estire las piernas.

2. Sea positivo, aumenta su nivel de energía. De las gracias. Regularmente exprese su agradecimiento a los demás.

3. Reduzca las interrupciones. Realice tareas que requieren concentración lejos de los teléfonos y correo electrónico. En su lugar, designe un horario determinado para responder a los mensajes.

4. Haz lo que amas. Comprende dónde se encuentran tus puntos fuertes y lo que te gusta hacer. Busque maneras de hacer más de esas cosas y menos de lo que te agote.

Hacer Resoluciones Que Puedas Lograr

Las resoluciones del año pasado puedes haberlas tirado por la borda en el cuarto trimestre pero, este año, ¡puedes lograrlas! Los expertos en cambios personales dicen que la mayoría de personas fijan metas demasiado altas. Si prometes hacer ejercicio a diario, cuando nunca antes has hecho ejercicio, reconsidera tu meta. Comienza gradualmente y ve en aumento.

La clave para lograr las metas es comenzar despacio. Robert Turla, autor de Time Management Made Easy dice que toma 21 días consecutivos hacer que se adhiera un nuevo hábito. Estas son algunas resoluciones típicas y buenos consejos para lograrlas:

v “Gestionaré mejor mi tiempo”. Mira el año pasado. ¿En qué pasaste la mayor parte de tu tiempo? ¿Qué te gustaría hacer en vez de ello este año? ¿Hay metas que te gustaría haber logrado al final del año?

v “Pondré mi cuerpo en forma”. Comienza por aprender a preparar los alimentos a la parrilla o al vapor en vez de freírlos. También programa tiempo para hacer ejercicio la mayoría de días de la semana.

v “Seré menos emocional”. Salte de ciertas situaciones y orienta tus pensamientos para ser más positivo.

v “Seré más ordenado”. Ten un lugar para cada cosa. Trata cada papel una sola vez.

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Circular 121 LMP

Gestiona tu Correo Electrónico

Dependiendo cómo lo utilices, el correo electrónico puede ser una forma eficiente de gestionar negocios o un descomunal despilfarrador de tiempo. Los siguientes son consejos para gestionar tu carga de correos electrónicos: Regula la frecuencia con que revisas tus mensajes. La frecuencia con la que te detienes a revisar tu correo electrónico dependerá de la cantidad que recibas y cuan esencial es para que puedas hacer tu trabajo. Si lo estás revisando más de una vez cada hora o cada media hora, puede estar distrayéndote demasiado. Organiza los mensajes en carpetas diferentes. Si manejas grandes cantidades de correos electrónicos, puedes dividir tu bandeja de entrada en carpetas para clasificar los asuntos. Estas carpetas pueden ser denominadas por fecha, remitente, asunto, o si el mensaje te lo enviaron directamente a ti ó te copiaron. Utiliza filtros para separar tu correo. Utiliza el atributo de filtro de tu programa de correo electrónico para distribuir los mensajes recibidos en carpetas designadas por palabra clave o la dirección del remitente de modo que no tengas que buscarlos desordenadamente. Evita distracciones innecesarias. Cuando necesites concentrarte en una tarea importante, apaga la campanilla o el atributo de ventana emergente o “pop up” en la pantalla que anuncia un nuevo mensaje de correo. Puedes optar por quitarlo permanentemente si estás tentado a revisarlo con más frecuencia de lo necesario. Designa una cuenta separada para el correo personal. Obtén un correo electrónico diferente para comunicarte con amigos y familiares. Puedes reenviar a esta dirección chistes, pasatiempos y otro material no relacionado con el trabajo.

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Circular 115 LMP

¿Estás Perdiendo tu Tiempo Dando Excusas?

Por: John L. Mason

Cuando se trata de dar excusas, el mundo está plagado de grandes inventores. No te pases la mitad de tu vida diciendo lo que vas a hacer y la otra mitad explicando por qué no lo hiciste.

Los errores contienen poderes ocultos para ayudarnos, pero no cumplen su misión de ayudarnos cuando echamos la culpa de ellos a otras personas. Cuando recurres a excusas, pierdes tu poder de cambiar y mejorar. Como dijo Edmond Gosse: “No importa a quien elogies, pero ten cuidado a quién le echas la culpa”. Puedes caerte muchas veces, pero no serás un fracasado hasta que digas que alguien te empujó.

Los fracasados son expertos en buscar excusas. Siempre hay suficientes excusas disponibles si eres lo bastante débil para utilizarlas. El mundo simplemente no tiene suficientes muletas para todas las excusas rengas. Siempre es más fácil encontrar una excusa en vez de tiempo para las cosas que no queremos hacer.

Así que busca una manera de hacerlo, no una excusa. No hay excusa para estar lleno de excusas. Cuando cometes un error y después das una excusa por ello, cometes dos errores. Toma nota de esta verdad advertida por William Blake: “El zorro culpa a la trampa, no a sí mismo”. No te halles hablando como ese viejo zorro!

Nunca te quejes y nunca des explicaciones. Arthur Guiterman dijo: “Admitir los errores salda las cuentas y demuestra que eres más sabio que antes”. Hacer bien un trabajo es siempre más fácil que fabricar un pretexto de por qué no lo hiciste. Pierdes tiempo y energía creativa inventando excusas.

Una excusa es un cimiento utilizado para construir una casa de fracaso. Un pretexto es peor y más problemático que una mentira porque un pretexto es una mentira unido a otras mentiras. Se ha dicho que una excusa es una delgada piel de falsedad estirada ajustadamente sobre una mentira pelada.

Casi todos los fracasos provienen de gente que tiene el hábito de dar excusas. Cuando eres bueno dando excusas, es difícil sobresalir en cualquier otra cosa. El libro de Proverbios dice: “El trabajar produce utilidades; hablar produce pobreza”. No des excusas; progresa.

Puede haber muchas razones para fracasar, pero ninguna excusa. Nunca dejes que un desafío se convierta en un pretexto. Tú tienes una elección: puedes dejar que el obstáculo sea un pretexto o una oportunidad. Ningún pretexto apoyará jamás tu propósito en la vida.

La persona que realmente quiere hacer algo encuentra la manera de hacerlo; la que no, encuentra una excusa. El éxito es cuestión de suerte, si no pregúntale a cualquier fracasado. No te creas ese pretexto.

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John L. Mason, autor de best-seller, orador internacional, fundador y presidente de Insight International
Circular 115 LMP

Llevar un diario...

«Llevar un diario es una forma de propiciar la introspección, algo que es difícil para algunos. Todos los estímulos y actividades del día nos distraen y nos distancian de lo que estamos sintiendo, por ejemplo. No somos conscientes de nuestro estado emocional hasta que lo escribimos sobre una hoja de papel o lo vemos en una pantalla. Cuando logramos verbalizar lo que vivimos durante el día, entendemos situaciones, comprendemos por qué nos hemos sentido mal, o por qué hemos estado malhumoradas, o eufóricas todo el día, etc. Escribir un diario reemplaza de alguna manera una terapia psicológica o una conversación con una amiga íntima: ese espacio en el que uno suelta todo, deja de hablar de cosas prácticas y permite que las ideas fluyan y rebelen nuestros sentimientos, lo cual es liberador y sanador. Otra utilidad del diario es la que me impulsa a mí a tener uno, por ejemplo: la mala memoria. He borrado de mi cabeza la mayor parte de mi vida, así que llevar un diario me permite asegurarme de que algunas de las cosas que vivo, pienso y siento ahora no van a desaparecer y voy a poder evocarlas cuando sea viejita».

-Mariana De Althaus, dramaturga.

tomado de: viú!! año 2, no.58

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